Op de verschillende webshopplatformen worden er op een aantal plekken een totaaltelling gedaan van de verkoop. Hier kun je bedragen toevoegen die niet aan een artikel gekoppeld zijn in de webshop (denk bijvoorbeeld aan de verzendkosten, dit is geen artikel in de web).Exact Online kent hier helaas geen aparte velden voor. De koppeling neemt deze bedragen daarom mee als verkoopregel. Voor de Premium en Handel koppeling zijn daarom artikelen nodig die daar voor gebruikt mogen/kunnen worden. Het gaat om de volgende artikelen:
* Artikelcode voor aanpassings-terugbetalingen en artikelcode voor aanpassingstarieven.
In sommige gevallen wil je een bedrag crediteren of juist in rekening brengen los van een artikel. Daarvoor je gebruik je het aanpassingstarief en de aanpassings-terugbetalingen. Exact heeft hier geen veld voor, de koppeling zal dit bedrag meenemen als verkoopregel.
Stel dat de klant belt, het product is goed aangekomen maar de hele doos is kapot. Je gaat dit afhandelen met bijvoorbeeld PostNL maar wil de klant gaan compensatie bieden. Dit doe je op dat moment niet op basis van een artikel, dit valt dus onder de aanpassingstarieven.
De koppeling neemt daarom de aanpassingstarieven mee als artikel op de verkoopboeking (voor de basis koppeling wordt er enkel een omschrijving meegegeven) , verkoopfacturen en verkooporders. De koppeling moet weten welk artikel hiervoor gebruikt kan worden. Ons advies is om altijd een nieuw artikel aan te maken, met een duidelijke naamgeving.
* Artikelcode voor overige kosten (fee's)
Bij enkele webshopplatforms is het mogelijk om extra kosten aan een order toe te voegen. Dit kunnen bijvoorbeeld administratie kosten zijn. Exact Online kent geen eigen apart veld waarop je deze kosten kwijt kunt. De koppeling neemt deze overige kosten daarom mee als artikel op de verkoopboeking (voor de basis koppeling wordt er enkel een omschrijving meegegeven) , verkoopfacturen en verkooporders. De koppeling moet weten welk artikel hiervoor gebruikt kan worden. Ons advies is om altijd een nieuw artikel aan te maken, met een duidelijke naamgeving.
Bijvoorbeeld code: ‘FEE met de omschrijving ‘Overige kosten Webshop’. De prijs moet leeg gelaten worden, deze wordt door de koppeling overgenomen van de order in de webshop.
* Artikelcode voor verzendkosten
Vaak worden de verzendkosten doorgerekend aan de klant door de webshop. De klant betaald in dat geval dus voor de verzending van de order. Exact Online kent op de verkoopboeking, verkoopfacturen en verkooporders geen apart veld waar de verzendkosten vermeld kunnen worden.
De koppeling neemt daarom de verzendkosten mee als artikel op de verkoopboeking (voor de basis koppeling wordt er enkel een omschrijving meegegeven) , verkoopfacturen en verkooporders. De koppeling moet weten welk artikel hiervoor gebruikt kan worden. Ons advies is om altijd een nieuw artikel aan te maken, met een duidelijke naamgeving.
Bijvoorbeeld code: ‘VZK’ met de omschrijving ‘Verzendkosten Webshop’. De prijs moet leeg gelaten worden, deze wordt door de koppeling overgenomen van de order in de webshop.
De code van dit artikel kan ingevuld worden bij de instelling ‘Artikelcode voor verzendkosten’.
* Verzameldebiteur
Verkopen kunnen op 2 manier geboekt worden in Exact Online.. Aan de hand van de instelling "Boek alle verkopen op een verzameldebiteur" kan de klant een keuze maken.
De eerste optie is om de verkoop te boeken op de debiteur die besteld heeft, in dat geval wordt de verkoop gekoppeld aan de klant(kaart) in Exact Online.
Bestaat de klant nog niet in Exact Online, dan wordt de debiteur aangemaakt. Wanneer je hier voor kiest kun je op klant niveau rapportages draaien. Denk hierbij bijvoorbeeld aan hoe vaak een klant in een jaar besteld.
De andere variant is het boeken op een verzameldebiteur. Dit is een debiteur waarop alle verkopen worden geboekt. Er wordt dus niet voor elke bestelling een debiteur aangemaakt.
Voor de verplichte instelling ‘Verzameldebiteur’ zal er door de klant een debiteur aangemaakt moeten worden in Exact Online. Hierbij wordt alleen de ‘Naam’ en ‘Code’ ingevuld. Voor de naam adviseren wij vaak een duidelijke omschrijving te kiezen, bijvoorbeeld ‘Verzameldebiteur webshop xCore koppeling’. De code van deze debiteur kan de klant vervolgens invoeren bij de instelling ‘Verzameldebiteur’.
Dit is een verplichte instelling, dus ook wanneer de klant niet alle verkopen op een verzameldebiteur wil boeken zal deze instelling ingericht moeten worden. Enkele webshopplatformen kennen namelijk ‘gastklanten’ dit zijn klanten die zonder het aanmaken van een account op de webshop bestellen. Standaard worden deze verkopen altijd op de verzameldebiteur geboekt, met de add-on ‘Gastklanten Aanmaken’ worden ook deze verkopen geboekt op de debiteur die besteld heeft.
* Standaard artikelgroep
Onze Premium en Handel koppelingen hebben de mogelijkheid om producten te synchroniseren/aan te maken in Exact Online. Wanneer je een artikel aanmaakt in Exact Online moet je een artikelgroep meegeven, anders kan het artikel niet aangemaakt worden. In de koppeling zal er om die reden een standaard artikelgroep gekozen moeten worden (anders kunnen nieuwe producten niet aangemaakt worden door de koppeling).
Ons advies is vaak, wanneer de klant gebruik maakt van veel verschillende artikelgroepen, om een nieuwe artikelgroep aan te maken en deze een duidelijke naamgeving mee te geven. Bijvoorbeeld ‘Artikelgroep – nog toe te wijzen’. Nieuwe artikelen worden dan gekoppeld aan deze artikelgroep waarna de klant in Exact Online verder de gewenste artikelgroep aan deze nieuwe artikelen kan hangen.
0 Opmerkingen